A atividade de memória do Museu Nacional está representada no seu acervo em diversas formas: documentos de arquivo, material científico (exemplares representativos da biodiversidade de nosso país, fósseis, objetos etnográficos e arqueológicos), trabalhos acadêmicos (livros, artigos de periódicos e jornais entre outros), e é através desse manancial de fontes que a instituição garante sua continuidade histórica, parte da memória nacional.

Os documentos de arquivo representam o produto da atividade de uma instituição ou de uma pessoa e é através deles que a humanidade garante a sua continuidade histórica. Tal fato é reconhecido por inúmeros trabalhos que destacam o valor e importância dos documentos e, por conseguinte, dos arquivos, para o resgate da memória e para a construção da história.

Como instituição científica e pública, o Museu vem formando, desde a sua criação, um acervo de documentos que retratam o seu cotidiano no contexto político, econômico e social em uma determinada época, bem como revelam as suas relações com outras instituições congêneres em nível nacional e internacional. São documentos que registram os primórdios do trabalho científico no Brasil e as alterações que se processaram no cenário internacional das ciências, além do trabalho de cientistas de renome, portanto, de valor histórico inestimável não só para o resgate da memória da instituição e do palácio imperial que a abriga, como também, para o resgate da história das ciências no Brasil, que tem, no Museu Nacional, o embrião das raízes científicas nacionais.

A ideia de preservar esta documentação vem desde o século XIX, quando a própria Direção do Museu Nacional toma para si, através de seu secretário, este encargo.

Até a criação do cargo de bibliotecário do Museu Nacional em 1863¹ a formalização da Biblioteca como unidade administrativa específica em 1890² , as funções e atividades de arquivo e de biblioteca localizavam-se no âmbito da Direção da instituição, cabendo especificamente ao secretário e seu ajudante a escrituração, controle e guarda de decisões, da correspondência e dos livros. Isso é determinado no primeiro regimento do Museu, que data de 1842:

Com o passar do tempo, as funções do secretário vão sendo naturalmente acrescidas, bem como o volume de registros e rotinas necessárias ao andamento do Museu, estendendo-se as preocupações de formalização de competências e obrigações no diz respeito à matéria a todas as suas unidades administrativas.

Pelo Regimento interno fixado para execução do regulamento a que se refere o Decreto n. 379 A, de 8 de maio de 1890, capítulo X (Da Escrituração), tem-se definidas não só as obrigações de escrituração de cada unidade, como também estabelecidas as principais rotinas de controle e tramitação de informações, documentos e objetos. O regulamento aprovado pelo Decreto n. 3211, de 11 de fevereiro de 1899, igualmente dedica um capítulo à escrituração, no mesmo espírito do regimento anterior.

Os sucessivos regimentos deram origem a várias seriações documentais, conservadas até hoje no Arquivo do Museu Nacional, como as de Registro das Atas do Conselho Administrativo e da Congregação, de Ofícios Expedidos pela Diretoria, de Avisos e Ofícios Recebidos, de Ponto dos Empregados, das Assinaturas de Visitantes Ilustres, de Receita e Despesa, de Assentamentos de Pessoal, de Entrada e Saída de Objetos das Seções. Com o tempo essas práticas foram-se modificando e especializando-se, por vezes se fragmentando e se dispersando, instituindo-se naturalmente novas seriações com outros formatos.

O artigo 51 do Regulamento de 1899 determinava que, no fim de cada ano, seriam encadernados, em volumes distintos, os avisos e ofícios, solicitações à Direção do Museu de aquisições necessárias para o seu funcionamentoe outras quaisquer obras ou documentos de reconhecida importância⁴ .

A prática da encadernação, implementada até o início dos anos 1950, constituiu procedimento importante para a preservação de parte do acervo, vindo a facilitar as pesquisas realizadas até hoje, uma vez que, escasseando recursos humanos, materiais e físicos nas décadas subsequentes, os documentos avulsos foram sendo comprimidos em espaços cada vez mais exíguos ou distantes, gerando dificuldades de localização, de organização e até de devolução após a consulta.

Pelo Regulamento de 1899, os laboratórios ficavam incumbidos dos inventários, registrados em livro próprio, dos aparelhos e instrumentos existentes e o porteiro, incumbido da fiscalização das exposições. Os inventários resultantes dessa determinação constituem referenciais importantes para retrospectiva do século XIX, embora essa prática fosse realizada regularmente desde as primeiras décadas de criação do Museu.

Quanto à fiscalização das exposições, esta atividade resultará, anos depois, em livros de registro diário de ocorrências no âmbito do controle e vigilância, bem como a estatística de visitantes, formalmente instituída em 1931, com a obrigatoriedade de produção de livro especial, consoante à determinação ministerial para envio regular de informações dessa natureza⁵ .

Os arquivos fotográficos mereceram especial atenção na década de 1940. Pelo regimento aprovado pelo Decreto n. 6746, de 23 de janeiro de 1941, publicado no Regulamento do Museu Nacional aprovado pelo Decreto n. 19.801 de 27 de março de 1931. 1936. 8 Diário Oficial de 25/1/1941, cabe ao Laboratório de Fotografia, de Desenho, Pintura e Modelagem a organização, guarda e conservação dos arquivos fotográficos⁶ .

O mesmo regimento de 1941 demonstra a preocupação do Museu em distinguir o que seria público (institucional) e o que seria privado (pessoal) no que diz respeito às coleções, o que certamente terá seus reflexos, matéria que merece um estudo especial, sobre os arquivos pessoais que naturalmente se formavam em paralelo às ações oficiais.

Os naturalistas do Museu Nacional não poderão dedicar-se à organização de coleções pessoais, de espécimes de ciências naturais e antropológicas. Parágrafo único: Os atuais proprietários de coleções bem como os que, por circunstâncias não previstas neste artigo, entrarem em posse de material dessa natureza, deverão fazer declaração do mesmo ao diretor do Museu Nacional ⁷.

Como já foi observado, a documentação do Museu Nacional foi se organizando a partir dos próprios regimentos que previam a criação de livros de registros por tipos de documentos e a encadernação da correspondência, o que gerou algumas seriações mantidas até hoje.

As primeiras tentativas de organização do Arquivo do Museu, visando possíveis consultas, datam, pelo menos, de 1919, gestão do diretor Bruno Lobo, quando os documentos já apresentavam maior volume. Nessa ocasião, houve a necessidade de catalogar cada unidade documental, gerando um catálogo em fichas, organizado em ordem cronológica.

No relatório desse exercício de 1919, o diretor dedica uma seção ao Arquivo, sob o título Archivo, retomando o tema nos relatórios sobre os exercícios subsequentes de 1920 e 1921.

Em 1935, Maria Alberto Torres inicia a organização do Arquivo da Seção de Antropologia e Etnografia e nas décadas de 1940 e 1950, as atividades da Secretaria pareceram se multiplicar e as coisas do arquivo passam para a esfera da Seção de Administração à qual já estava à frente Maria Alberto Torres. As atenções continuarão voltadas para o arquivo, a ponto de mencioná-lo em relatório tanto no que diz respeito à produção e distribuição do expediente quanto às atividades desenvolvidas sobre o acervo já reunido.

Creditam-se a essa época os vestígios de nova numeração de controle sobre os encadernados (livros de registro, documentos avulsos encadernados e livros de ponto), a produção de listagem de controle sobre as pastas que continham documentos avulsos do período 1810 a 1940, ensaiando-se índices nominais das entidades com as quais o Museu se relacionava, esboço de controle dos relatórios institucionais, investindo-se nos serviços de arquivamento, conservação e acondicionamento de diapositivos e de filmes.

Sobre essa intensa atividade, Maria Alberto Torres comenta em relatório da Seção de Administração:

É nesse período que se projeta e se implementa um plano de classificação decimal para os documentos reunidos pela Diretoria, abordagem estendida a outras unidades administrativas, especialmente à Divisão de Zoologia.

Nas décadas de 1970 e 1980 o Arquivo da Diretoria e de algumas outras unidades administrativas sofreriam alguns reveses por conta da falta de pessoal, condições técnicas e operacionais. Parte do que se encontrava reunido nas décadas anteriores tendeu, fisicamente, à descentralização, alguns departamentos retomando parcelas que lhe eram atinentes, dada a necessidade constante de informações retrospectivas.

A retomada do processo de institucionalização do Arquivo do Museu começou a ser ensaiada no início da década de 1990, com a implementação do Projeto Memória do Museu Nacional, promovendo-se, a partir de 1994, a informatização do catálogo já existente.

Progressivamente foi-se ganhando terreno no que diz respeito às possibilidades de obtenção de recursos para implementação do Arquivo. No primeiro semestre de 2002, chegaram os primeiros recursos extra orçamentários, por meio de projetos especiais patrocinados pela Fundação Vitae e pela Fundação Carlos Chagas Filho de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro (FAPERJ), que se somaram a convênio firmado com o Arquivo Nacional. Logrou-se com isso formar uma equipe de técnicos, bolsistas e colaboradores, criando a possibilidade de aquisição de mobiliário e materiais destinados ao armazenamento e acondicionamento dos documentos.

Nessa oportunidade, o Arquivo Histórico foi institucionalizado com o nome de Seção de Memória e Arquivo do Museu Nacional (SEMEAR), tendo sob sua custódia a documentação histórica (permanente) da instituição estimada em cerca de 500 metros de documentos textuais e aproximadamente 15.000 documentos iconográficos, que vem sendo processado tecnicamente de modo a recuperar as informações neles contidas.

A execução dos trabalhos partiu de procedimentos técnicos básicos tais como higienização, identificação e acondicionamento primário, tendo-se, para isso, observado alguns critérios e objetivos:

O Convênio com o Arquivo Nacional trouxe para o Museu além de uma abordagem técnica, sinteticamente chamada Descrição Multinível, e a utilização do Sistema do Arquivo Nacional (SIAN) para a informatização dos dados. A Descrição Multinível, consiste, basicamente, em implementar procedimentos técnicos de descrição em consonância com a Norma Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(g)), dosando-se as informações sobre os documentos em níveis de descrição distintos, de acordo com o grau de generalidade ou especificidade que se esteja empreendendo.

Essa abordagem é responsável pelos resultados palpáveis obtidos em tão curto espaço de tempo: 33 fundos e coleções, institucionais e pessoais, acham-se já cadastrados no principal instrumento de recuperação da informação utilizado, todos eles contando com algum nível de identificação e controle sobre o seu conteúdo, alguns já organizados, descritos e parcialmente ou integralmente informatizados, o que corresponde a cerca de 500 metros de documentos acessíveis ao usuário.

Uma segunda norma internacional, também foi utilizada nos procedimentos técnicos executados. Trata-se da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias, vulgarmente conhecida por ISAAR-CPF, que além de padronizar as entradas, vem permitindo acumular gradualmente informações sobre os produtores dos fundos e coleções identificados, de muita valia para a organização, descrição e estabelecimento de relações entre os documentos custodiados.

A partir de 2003, estudos vinham sendo realizados, principalmente, de compatibilização dos campos do sistema SIAN com o formato de entrada MARC 21 adotado pelo Aleph, sistema que abriga a base de dados Minerva. Esses estudos visavam a disponibilização da documentação arquivística para pesquisa pelo público usuário da base Minerva, reunindo-se em um único banco de dados todo tipo de acervo da Universidade.

No entanto, os estudos comprovaram: a) a inadequação do sistema Aleph para o tratamento técnico da documentação arquivística; e b) a versão do sistema SIAN, adotado pela SEMEAR, não apresentava características de interoperabilidade com outros sistemas, inviabilizando o intercâmbio de dados.

Em 2014, na I Reunião de Arquivos da UFRJ, convocada pelo GT/SIMAP, foi recomendada a adoção do software livre do International Council Archives (ICA) denominado Access to Memory (ATOM), com o objetivo de facilitar às instituições arquivísticas o tratamento técnico de seus acervos e disponibilizá-los por meio da internet de forma livre e gratuita. A customização do software foi desenvolvida pela UFRJ e sua utilização pelos seus arquivos está sob a responsabilidade do Sistema de Arquivos (SIARQ/UFRJ), criado pela portaria nº 2726 de 29 de março de 2016, publicada no Boletim UFRJ n. 12 de 30 de março de 2016, extraordinário.